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　　各学院：

　　为了加强学生档案的管理，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《哈尔滨广厦学院学生档案管理办法》，现将有关事宜通知如下：

　　一、学籍档案材料归档范围

　　1.初高中材料：入校前学习期间的档案材料、高考成绩、高考报名登记表、高考体检表(包括电子档案打印件)等；

　　2.大学入学时材料：入取通知书、新生入学登记表、学籍登记表、(大学诚信登记表视情况选择性装入，可选择毕业学年装入)；

　　3.体检材料：入学体检表

　　二、学籍档案归档时间

　　请各学院在2023年10月30日前完成2023级学生学籍档案的立卷、移交、归档工作。

　　三、高中学籍档案收取工作

　　1.收取2023级学生高中学籍档案(原则拆封前，封签完整)，进行学生入学资格审查，学生录取信息是否与学生学籍档案材料一致，学生档案材料是否齐全。

　　2.保留学籍当兵复学学生档案按照新生档案一并收取，如当兵复学回来学生的个人当兵期间档案无其他用途和去处，请一并归入学生档案中。

　　3部分省份学生无纸质学籍档案，联系学校招生办已为学生打印电子学籍档案，并将档案移交学生工作处，各学院需到学生工作处统一领取。且新生高中档案为电子档案的，且没有补寄纸质档案的，请在新生档案袋正面标注“该生高中档案为电子档案”。

　　4.部门学生档案邮寄至招生办，需各学院与招生办做好转接工作。

　　5.如某种原因学生未将学籍档案带到学校，请在规定时间内向学生索要，保证学生档案如期接收完毕。学生本人未交齐材料，导致日后不能办理有关事务的，由学生本人负责。

　　四、大学学籍档案材料填写

　　各学院在装档前需组织完成新生入学登记表、学籍登记表、大学生诚信登记表的填写工作。具体说明如下：

　　1.所有材料填写不得涂改，必须采用黑色字迹笔工整填写。

　　2.请准确填写以下字段：学号、姓名、专业、班级、性别、民族、出生年月、出生地、家庭出身、籍贯、本人出身、宗教信仰、户籍所在地、入学年月、身份证号、何时何地何因受何种奖惩、健康状况(入学)、学历与简历、高考成绩、家庭详细地址、家庭主要成员、社会关系等各项信息。特别说明：姓名，出生年月必须与身份证保持一致，否则学籍材料将视为伪造。

　　3.家庭主要成员填写父母信息。

　　4.表内照片均为1寸蓝底彩色照片。

　　5.学籍登记表、入学登记表请在照片处卡骑缝章，或在学院位置加盖公章。

　　6.新生入学登记表和学籍登记表的电子版需要归档。归档示例：文件命名为姓名+新生入学登记表，建立文件夹命名为年级专业班级+新生入学登记表，学院建文件夹命名为学院+新生入学登记表

　　五、档案材料集中盖章时间

　　财经学院：9月20日

　　信息学院：9月20日

　　通识教育学院：9月22日

　　艺术与传媒学院：9月22日

　　六、新生档案材料的整理与移交

　　(一)档案材料整理

　　1.档案材料整理分为材料的鉴别、分类、记录、装袋。档案材料整理坚持逐个整理的原则，即整理人员每人每次只整理一名学生的档案材料；材料的鉴别整理按归档范围开展，整理人员整理学生档案材料，要认真鉴别，如有不属归档范围的材料，可退回学生本人或学院留存，不必装入档案袋；分类指按档案袋封面划分的材料类型分类；记录指每分类一类材料，统计该类材料的份数后在档案袋封面记录；装袋指经鉴别、分类、记录后把材料装入档案袋。

　　2.各学院收集所有新生档案材料后，根据2023级学生花名册，按学院、专业、班级、学号、姓名依次逐个对新生档案进行整理、完善。

　　3.档案袋为学校统一印发的标准档案袋，档案材料整理前需填写档案袋封面有关项目(用黑色墨水填写)。如学生姓名、性别、学院、专业、籍贯、学号。每名学生档案材料袋编号位置填写学生学号(自排序号与档案明细表一致)、姓名、性别、民族、籍贯等都需要填写清楚，编号、名称、件数要写明档案内含有的材料。(高中和大学材料有的划√，高中材料无的位置划无，大学材料只划有的材料。可选择用铅笔进行标记)

　　4.高中档案材料如有丢失，填写附件1(高中档案材料说明.doc)，要求装入档案内一份，辅导员保存一份。

　　5.未报到、退学的学生档案需由各学院进行保管，联系未来报到学生进行档案转出。

　　(二)档案移交要求

　　1.按照附件2(2023级学生档案材料明细表.xls)要求一式两份纸质版材料，辅导员签字盖学院章。要求高中档案部分学生本人确认签字并将电子版传学生工作处备份。纸质材料按照明细表顺序排列整齐，捆绑好送达档案室。

　　2.档案移交地址：主楼0122室学生档案管理室

　　3.材料对接：联系人王海，联系电话13936074344

　　七、工作要求

　　1.新生学籍档案的审核，原则由辅导员亲自拆封处理，对学生档案袋之内容不得让学生或无关人员查看。新生档案袋拆开后,认真清理每一个学生档案材料,做好档案材料的确认。

　　2.各学院领导应重视本学院相关档案材料的归档工作，监督辅导员做好档案归档工作。

　　3.各学院辅导员要确保档案材料齐全完整，不应有破损和污染、不可漏归。所有档案材料应为原件，复印件一律不收取。

　学生工作处

　二〇二三年九月十二日