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各学院：

为了加强学生档案的管理，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《哈尔滨广厦学院学生档案管理办法》，现将学生档案移交事宜通知如下：

一、档案收取工作

1.收取2019级学生在籍学生高中档案，审查是否收缴齐全。

2.无档案学生可能存在需要打印电子档案情况，学生电子档案招生办公室已转交学生工作处，请各学院前来提取。

3.部分学生档案招生办、学生工作处接收，请到两个处室领取。

4.部分档案因某种原因学生未带来学校，务必向学生索要，保证学生档案如期接收完毕。

5.当兵复学回来学生的个人当兵期间档案，如无其他用途，请一并归入学生档案中。

二、装档工作要求

1.档案袋为学校统一印发的标准档案袋，请将高中档案和大学档案按照目录进行整理，档案内材料叠放整齐有序。

2．自行组织填写新生入学登记表、学籍登记表、大学生诚信登记表、军训鉴定表、军训评优表，要求按照填写要求认真填写清楚，并将材料装入学生档案中。

3．高中档案材料如有丢失，填写附件1（高中档案材料说明.doc），要求装入档案内一份，辅导员保存一份。

4．每名学生档案材料袋编号位置填写学生学号（自排序号与档案明细表一致）、姓名、性别、民族、籍贯等都需要填写清楚，编号、名称、件数要写明档案内含有的材料。（高中和大学材料有的划√，高中材料无的位置划无，大学材料只划有的材料。

5.学生未参加学校统一体检，学生需要自行进行体检，费用自理。

6.未报到、退学的学生档案由各学院保管和转出。

三、档案移交要求

1.按照附件2（2019级学生档案材料明细表.xls）要求一式两份纸质版材料，辅导员签字盖学院章。要求高中档案部分学生本人确认签字并将电子版传学生工作处备份。纸质材料按照明细表顺序排好捆绑送达。

2.档案移交时间10月28、29、30日，请将装订好的学生档案进行移交。

3.档案移交地址：主楼0120室学生档案管理室

4.材料对接联系人侯伟萍，联系电话15244764425

附件：

1.高中档案材料说明

2.学生档案材料明细表

3.档案明细表封皮

二〇一九年十月十日